WEBで給与明細を発行して誤配を防ぐ

WEBで給与明細を発行することによって、誤配を防ぐようにします。封筒では誤配することがあります。

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WEBで給与明細を発行して誤配を防ぐ

WEBで給与明細を発行して誤配を防ぐ 中小企業の社員といいますと、多くて数百人といったところでしょう。多くは百人にも満たないところが多いと思います。そういった会社においては、社員のそれぞれの名前や顔もわかるでしょう。挨拶などもできるような環境です。大企業になるとそうはいきません。数千人規模の会社になってきます。さすがに人の顔と名前を覚えるプロでも全員を覚えるのは難しいでしょう。毎年のように多くの人が退職をし、入社を繰り返します。同姓同名の人が入ってきたりすると、前に辞めたはずの人がいるなどにもなります。人の管理も大変になります。現在においては、パソコンがありますから事務処理自体は楽になっています。給与明細も印刷は自動的に行なってくれます。

以前はドットプリンターを用いて袋とじの明細を発行し社員に渡していました。最初から封が開けられていない状態ですし、表紙と中身が同じものですから、入れ間違えなどは発生しません。最近は、ドットプリンターがなくなり、レーザープリンターが主流になっています。そのために封筒と中身の書類を別々に印刷し、人が封入する形になりました。この形にしだしてから度々起こっているのが誤配です。ある人の封筒に、別の人の書類を入れてしまうのです。封筒の名前を基準にして配布しますから、中を見てびっくりされます。幸いすぐに連絡をしてくれているので大きな問題にはなっていませんが、個人の情報でもありますから、こういうことが続くのは問題です。

そこで、WEB上から発行する仕組みに移行することを考えました。提供する会社によると、各人が自分のパスワードからサイトにアクセスをして確認できるようになっているそうです。ですから、間違えようがありません。プリントに関しては、個人に任せて、印刷したい人は自由に印刷できるようにしています。印刷物の保管に関しては個人に任せることが出来ます。重要なデーターだけに、導入に関しては、より慎重に行う必要があります。